Nous recherchons un(e) Gestionnaire pour le secrétariat étudiant

Fonction :

Dans le cadre de cette fonction vous assurez le rôle d’interlocuteur administratif pour les formations organisées par l’Institut. Ces tâches non-exhaustives sont les suivantes :

Organisation des formations :

•  Planifier les formations avec les partenaires et autres écoles ;
• Réserver les salles de cours, le matériel administratif et le catering ;
• Identifier et mobiliser les instructeurs nécessaires sur base d’un listing global ;
• Gérer les absences et ajuster les présences des instructeurs ;
• Assurer la communication (par mail et/ou téléphone) avec les candidats et les instructeurs ;

Gestion documentaire et suivi administratif :

• Assurer le suivi documentaire des formations (dossiers d’inscription, de fréquentation, d’assiduité, d’examens, attestations de présence ou de réussite) ;
• Centraliser toutes les informations et mises à jour dans les systèmes ad hoc (logiciel de gestion, archivage électronique, dossiers papier) ;
• Assurer l’organisation et le suivi des aspects administratifs concernant les stages.

Accueil et interface partenaires :

• Être la première ligne de contact pour les partenaires (Service Ambulance, instructeurs, étudiants, grand public) ;
• Assurer l’accueil au secrétariat étudiants, dans les classes, et ponctuellement auprès des instructeurs et des candidats.

Soutien transversal à l’équipe IFAMU :

• Apporter un appui administratif et organisationnel aux autres membres de l’équipe tout en respectant la confidentialité des informations ;
• Assister les cellules pédagogiques et scientifiques dans leurs tâches administratives ou logistiques ;
• Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs (à la demande de la direction, du pédagogue ou du comptable)
• Contribuer à la mise à jour des contenus des cours et leur transmission aux candidats et instructeurs.
• Produire, en collaboration avec la direction, des statistiques et des rapports types à usage interne ou à destination des partenaires.

Profil :

• Vous disposez d’un diplôme de l’enseignement supérieur, orientation secrétariat ou gestion administrative,
• Une expérience professionnelle de 2 ans dans le domaine du secrétariat est souhaitable.

Compétences recherchées : 

• Être bilingue Néerlandais-Français et être à l’aise tant à l’écrit qu’à l’oral. La maitrise du néerlandais est une compétence primordiale ;
• Maitriser les applications bureautiques courantes : Word (rédaction et mise en page), Excel (mise en page, encodage de données), PowerPoint (mise en page) et les outils numériques de base (internet, réseaux sociaux), etc. ;
• Être à l’aise avec un outil de gestion de planning et/ou de gestion d’entreprise ;
• Être flexible, orienté service et résultat et apprécier résoudre les problèmes de vos interlocuteurs ;
• Être doté d’un esprit d’équipe, être organisé, sociable et méthodique,
• Savoir faire preuve d’empathie, et d’initiative;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles.

Notre Offre :

• Un environnement de travail dynamique ;
• Un CDD à temps plein pendant un an, suivi d’un CDI, moyennant une évaluation favorable ;
• Un salaire attractif basé sur notre échelle barémique, avec la possibilité de valoriser l’ancienneté qui serait pertinente à la fonction ;
• Télétravail envisageable ;
• Prime de fin d’année et double pécule de vacances ;
• 20 jours de congé annuel ;
• 15 jours de congé extra-légaux au prorata des prestations mensuelles ;
• Un jour de congé supplémentaire le 15 novembre ;
• Congé lors de la fermeture entre Noël et Nouvel An (les jours fériés tombant un WE en cours l’année sont récupérés durant cette semaine) ;
• L’attribution d’un titre repas par jour de travail d’une valeur nominale de 8€, l’intervention du bénéficiaire est déterminée par la législation en vigueur (actuellement : 1,09) ;
• Le travailleur a l’opportunité de passer un examen Selor de bilinguisme Français-Néerlandais :
  • 9.2 élémentaire (oral et écrit) donnant lieu en cas de réussite à une prime de bilinguisme de 2.400,00 € brut indexé annuel
• Une assurance hospitalisation pour un affilié en chambre commune via le SIAMU ;
• Intervention dans les frais de déplacement (partie légale).

Le lieu habituel de travail : Haren.

Dossier de candidature :

La candidature doit contenir :

• Un CV actualisé et détaillé ;
• Une lettre de motivation ;
• La copie des titres et diplômes requis.

Celle-ci sera à adresser par courriel, à l’adresse suivante : info@ifamu-iodmh.brussels pour le 30 septembre 2025 au plus tard.

Intéressez ? https://www.linkedin.com/