Nous recherchons un(e) Gestionnaire pour le secrétariat étudiant

Fonction

L’Institut de Formation en Aide Médicale Urgente de la Région Bruxelles Capitale (IFAMU RBC) engage un/une gestionnaire de formations au sein de la cellule administrative.

Dans le cadre de cette fonction : Vous assurez le rôle d’interlocuteur administratif pour les formations organisées par l’Institut.

Vos tâches principales consistent, de façon non exhaustive, à

• planifier les formations avec les différents partenaires externes et les autres écoles ;
• réserver les salles de cours, le matériel administratif et le catering et mettre à jour le système de réservation de locaux Pronestor
• identifier et mobiliser les instructeurs nécessaires aux formations sur base d’un listing global
• chercher des remplaçants en cas d’absence de l’instructeur désigné et mettre à jour le logiciel de gestion afin de garantir le bon paiement des prestations
• gérer la convocation des candidats et produire leurs attestations de présence et/ ou de réussite
• assurer la gestion documentaire des formations (dossiers d’inscription, documents de fréquentation, d’assiduité, dossiers d’examens, attestations de présence ou de réussite)
• produire des statistiques et des rapports types en interne et à destination des partenaires
• centraliser toutes les informations et modifications dans les systèmes d’information de l’école (logiciel de gestion, dossier d’archivage électronique, dossiers temporaires papier, facturation des formation que vous organiserez et clôturerez)
• tenir à jour le catalogue des formations et assurer la conservation des archives administratives 

Vous assurez un soutien administratif et organisationnel transversal aux autres membres de l’équipe IFAMU et dans le respect de la confidentialité des informations traitées vous pourrez :

• assister les cellules pédagogiques et scientifiques pour les tâches à caractère administratif ou organisationnel ;
• préparer et suivre des dossiers administratifs à la demande de la direction, du pédagogue ou du comptable ;
• assister le directeur-coordinateur avec la mise à jour administrative des contenus des cours et leur mise à disposition aux candidats et aux instructeurs :
• organiser l’économat bureau (établir les bons de commande, garantir leur réception et la mise à disposition du petit matériel de bureau)
• organiser, planifier et contrôler les aspects administratifs du déroulement des stages AMU.

 Vous assurez la première ligne de contacts pour tous nos partenaires (Service Ambulance, instructeurs, étudiants, grand public) :

• par courriel via les adresses de service de l’asbl ;
• au moyen du site internet de l’école ;
• via nos réseaux sociaux;
• au desk d’accueil du secrétariat étudiants ;
• dans les classes, ponctuellement, auprès des instructeurs et des candidats ;

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