We zoeken een Administratief Manager voor het Studentensecretariaat ! #hiring

Functie :

In deze functie ben U het administratieve aanspreekpunt voor de opleidingen georganiseerd door het Instituut. De niet-uitputtende taken zijn:

Organisatie van de opleidingen :

Opleidingen plannen met partners en andere scholen;
Leslokalen, administratief materiaal en catering reserveren;
Instructeurs identificeren en inzetten op basis van een algemene lijst;
Afwezigheden beheren en aanwezigheid van instructeurs aanpassen;
Communicatie verzorgen (via e-mail en/of telefoon) met kandidaten en instructeurs.

Documentbeheer en administratieve opvolging :

Documentaire opvolging van de opleidingen (inschrijvingsdossiers, aanwezigheden, examens, aanwezigheids- of slaagattesten);
Alle informatie centraliseren en updaten in de daarvoor bestemde systemen (beheersoftware, elektronische archivering, papieren dossiers);
Organisatie en opvolging van de administratieve aspecten van de stages.

Onthaal en partnerinterface :

Eerste aanspreekpunt zijn voor partners (ambulancediensten, instructeurs, studenten, publiek);
Onthaal verzorgen aan het studentensecretariaat, in de klaslokalen en occasioneel bij instructeurs en kandidaten.

Transversale ondersteuning aan het IFAMU-team :

Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan teamleden met respect voor vertrouwelijkheid;
Administratieve of logistieke ondersteuning bieden aan de pedagogische en wetenschappelijke cellen;
Meewerken aan de voorbereiding en opvolging van administratieve dossiers (op vraag van directie, pedagoog of boekhouder);
Bijdragen aan de actualisering van cursusinhoud en verspreiding ervan aan kandidaten en instructeurs;
In samenwerking met de directie statistieken en standaardrapporten opstellen voor intern gebruik of voor partners.

Profiel :

Je beschikt over een diploma hoger onderwijs, richting secretariaat of administratief beheer;
Een professionele ervaring van 2 jaar in een secretariaatsfunctie is wenselijk.

U bent tweetalig Nederlands-Frans en vlot in beide talen, zowel mondeling als schriftelijk;
U beheerst de courante kantoorsoftware: Word (opmaak), Excel (gegevensinvoer en opmaak), PowerPoint (opmaak) en basis digitale tools (internet, sociale media, enz.);
U bent vertrouwd met een plannings- of bedrijfsbeheertool;
U bent flexibel, service- en resultaatgericht en houdt ervan om problemen op te lossen;
U bent een teamspeler, georganiseerd, sociaal en methodisch;
U toont empathie en initiatief;
U beschikt over goede schrijfvaardigheden.

Gewone werkplaats: Haren

Je kandidatuur moet bevatten:

Deze documenten moeten per e-mail worden verstuurd naar: direction.directie@ifamu-iodmh.brussels

Uiterste indieningsdatum: 30 september 2025