We zoeken een Administratief Manager voor het Studentensecretariaat ! #hiring

3 maart 2025

Functie

Het Instituut voor Opleiding in de Dringende Medische Hulpverlening van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (IODMH BHG) gaat over tot de aanwerving van een administratief manager van de opleidingen om de administratieve cel te vervoegen.

In het kader van deze functie:

Verzeker je de rol van administratieve gesprekspartner voor de, door het Instituut georganiseerde, opleidingen.

Je belangrijkste taken zijn, maar beperken zich niet tot:

het plannen van opleidingen in overleg met de verschillende externe partners en andere scholen ;
het boeken van klaslokalen, administratieve apparatuur en catering en het updaten van het reserveringssysteem Pronestor;
het boeken van de instructeurs voor de opleidingen op basis van een bestaande lijst;
het zoeken naar vervangers in geval van afwezigheid van de instructeur en het bijwerken van de managementsoftware om de juiste betaling van de geleverde diensten te garanderen;
het beheren van de staffing van kandidaten, de aanwezigheden registreren en de attesten van aanwezigheid en / of slagen te creëren;
het beheren van de nodige documenten voor de opleidingen (inschrijvingen, aanwezigheidsdocumenten, examenbestanden, aanwezigheidsattesten of attesten van slagen) ;
de statistieken en rapporten genereren voor intern gebruik en voor de partners;
alle informatie en wijzigingen inzake opleidingen in het beheersprogramma van de school bijwerken (managementsoftware, elektronisch archiveringsbestand, tijdelijke papieren bestanden, facturatie van de opleiding die je organiseert en afsluit)
het bijhouden van de opleidingscatalogus en het verzekeren van de bewaring van administratieve archieven.

Je verleent transversale administratieve en organisatorische ondersteuning aan de andere leden van het IODMH-team en in overeenstemming met de vertrouwelijkheid van de verwerkte informatie kan je gevraagd worden:

de pedagogische en wetenschappelijke Cel te helpen bij het uitvoeren van administratieve of organisatorische taken;
op verzoek van de directie, pedagoog of accountant administratieve dossiers op te stellen
de directeur-coördinator bij et staan met de administratieve update van de cursusinhoud en de inhoud beschikbaar te stellen voor kandidaten en instructeurs:
het economaat van de instelling te organiseren (inkooporders opstellen en de levering opvolgen)
de stages voor Dringende geneeskundige Hulpverlening te organiseren en deze op administratief vlak op te volgen

Je zorgt voor het eerstelijns contact voor al onze partners (Ziekenwagendiensten, instructeurs, studenten, externe partners):